Tự động hóa doanh nghiệp: Vai trò của máy móc trong tối ưu năng suất

Trong nhiều năm, máy móc đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Nếu trước đây thiết bị chủ yếu được sử dụng để thay thế sức lao động ở những công việc nặng, thì ngày nay vai trò của máy móc đã mở rộng hơn rất nhiều.

Từ dây chuyền sản xuất, kho vận cho đến các dịch vụ xử lý đồ vải, thiết bị hiện đại có thể giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, duy trì chất lượng ổn định và giảm sự phụ thuộc vào các thao tác thủ công.

Tuy nhiên, tự động hóa không có nghĩa là cứ đầu tư thật nhiều máy móc. Điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định được công đoạn nào cần tự động hóa và thiết bị nào thực sự tạo ra giá trị.

Tự động hóa không chỉ dành cho nhà máy lớn

Khi nhắc đến tự động hóa, nhiều người thường hình dung đến những nhà máy với dây chuyền robot phức tạp.

Trên thực tế, tự động hóa có thể bắt đầu từ những thay đổi rất đơn giản.

Một cơ sở kinh doanh có thể sử dụng thiết bị chuyên dụng để thay thế một công việc vốn cần nhiều nhân công. Khi khối lượng công việc tăng lên, doanh nghiệp tiếp tục bổ sung thiết bị và xây dựng quy trình đồng bộ.

Ví dụ, một cơ sở xử lý đồ vải có thể bắt đầu bằng máy giặt chuyên dụng, sau đó bổ sung máy sấy, thiết bị là và các công đoạn hoàn thiện khác.

Từng bước như vậy giúp quá trình chuyển đổi từ lao động thủ công sang sử dụng máy móc diễn ra phù hợp với khả năng tài chính và quy mô kinh doanh.

Máy móc giúp giải quyết bài toán năng suất

Một trong những lợi ích dễ nhận thấy nhất của việc tự động hóa là tăng năng suất.

Khi một công việc được thực hiện thủ công, năng suất có thể thay đổi theo kinh nghiệm, sức khỏe và số lượng nhân viên.

Trong khi đó, máy móc được thiết kế để thực hiện một quy trình nhất định theo các thông số đã cài đặt.

Điều này đặc biệt hữu ích đối với những công việc có tính lặp lại cao.

Chẳng hạn, thay vì để nhân viên thực hiện từng công đoạn xử lý đồ vải bằng phương pháp thủ công, doanh nghiệp có thể sử dụng máy giặt công nghiệp để xử lý khối lượng lớn hơn trong một chu trình.

Khi năng suất tăng, doanh nghiệp có thể tiếp nhận thêm đơn hàng mà không nhất thiết phải tăng số lượng nhân sự theo cùng một tỷ lệ.

Tự động hóa giúp quy trình ổn định hơn

Năng suất cao là một lợi ích, nhưng sự ổn định cũng quan trọng không kém.

Trong một quy trình thủ công, cùng một công việc có thể được thực hiện hơi khác nhau tùy từng nhân viên.

Máy móc cho phép doanh nghiệp xây dựng các thông số vận hành tương đối nhất quán.

Điều này có ý nghĩa lớn đối với những ngành yêu cầu xử lý số lượng lớn sản phẩm hoặc đồ dùng trong thời gian ngắn.

Khi quy trình được tiêu chuẩn hóa, doanh nghiệp dễ đào tạo nhân viên mới hơn và cũng dễ kiểm soát chất lượng đầu ra hơn.

Không nên tự động hóa mọi công đoạn

Một quan niệm khá phổ biến là càng tự động hóa nhiều thì doanh nghiệp càng hiệu quả.

Thực tế không hoàn toàn như vậy.

Một công đoạn chỉ nên được tự động hóa khi lợi ích mà nó mang lại tương xứng với chi phí đầu tư và vận hành.

Trước khi mua thiết bị, doanh nghiệp nên đặt ra một số câu hỏi:

• Công việc này có lặp đi lặp lại thường xuyên không?
• Mất bao nhiêu nhân công để thực hiện?
• Khối lượng công việc có đủ lớn không?
• Thiết bị có thể hoạt động với tần suất phù hợp không?
• Chi phí đầu tư có phù hợp với doanh thu không?
• Nếu nhu cầu tăng, thiết bị có thể tiếp tục đáp ứng không?

Nếu câu trả lời cho phần lớn các câu hỏi trên là tích cực, tự động hóa có thể là hướng đầu tư đáng cân nhắc.

Tự động hóa trong ngành giặt là

Giặt là là một ví dụ khá rõ về quá trình chuyển từ lao động thủ công sang vận hành bằng thiết bị chuyên dụng.

Ở quy mô nhỏ, một số công việc có thể được thực hiện bằng thiết bị gia dụng.

Nhưng khi lượng đồ vải tăng lên, doanh nghiệp cần xử lý nhiều mẻ liên tục trong ngày. Khi đó, máy móc chuyên dụng trở thành yếu tố quan trọng để duy trì tốc độ phục vụ.

Một hệ thống cơ bản có thể bao gồm:

Phân loại → Giặt → Vắt → Sấy → Là → Gấp → Đóng gói

Mỗi thiết bị đảm nhận một nhiệm vụ cụ thể.

Chẳng hạn, máy giặt xử lý công đoạn làm sạch, trong khi máy sấy công nghiệp giúp rút ngắn thời gian làm khô đồ vải.

Khi các thiết bị được lựa chọn với công suất phù hợp, toàn bộ quy trình có thể vận hành liên tục hơn.

Sự cân bằng giữa các công đoạn rất quan trọng

Tự động hóa hiệu quả không chỉ nằm ở việc mua máy tốt mà còn nằm ở khả năng kết nối các công đoạn.

Hãy hình dung một dây chuyền có máy giặt xử lý được rất nhiều đồ vải nhưng máy sấy lại có công suất thấp.

Khi đó, đồ vải sẽ bị dồn ở khu vực chờ sấy.

Ngược lại, nếu máy sấy quá lớn so với lượng đồ vải được đưa vào thì một phần công suất của máy sẽ không được khai thác.

Vì vậy, trước khi đầu tư nên tính toán năng lực của toàn bộ hệ thống thay vì xem từng thiết bị một cách riêng lẻ.

Tối ưu nhân sự thay vì chỉ cắt giảm nhân công

Một lợi ích của tự động hóa thường được nhắc đến là giảm nhân công.

Tuy nhiên, mục tiêu tốt hơn nên là tối ưu cách sử dụng nhân lực.

Khi máy móc đảm nhận các công việc lặp lại, nhân viên có thể tập trung vào những nhiệm vụ cần sự quan sát và xử lý tình huống.

Ví dụ, thay vì dành phần lớn thời gian cho các thao tác thủ công, nhân viên có thể tập trung vào phân loại đồ vải, kiểm tra chất lượng, đóng gói và chăm sóc khách hàng.

Như vậy, máy móc không nhất thiết thay thế hoàn toàn con người mà giúp con người sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Tiết kiệm chi phí cần nhìn trong dài hạn

Chi phí đầu tư ban đầu luôn là vấn đề khiến doanh nghiệp cân nhắc khi triển khai tự động hóa.

Tuy nhiên, để đánh giá một thiết bị có thực sự tiết kiệm hay không, cần nhìn vào tổng chi phí trong suốt thời gian sử dụng.

Một số khoản cần tính đến gồm:

• Điện năng.
• Nước.
• Nhân công.
• Bảo trì.
• Linh kiện.
• Thời gian dừng máy.
• Khấu hao thiết bị.
• Chi phí đào tạo.

Do đó, khi so sánh hai giải pháp, không nên chỉ dựa trên mức giá mua.

Một thiết bị có giá cao hơn nhưng vận hành ổn định và phù hợp với sản lượng có thể mang lại hiệu quả tốt hơn trong dài hạn.

Thiết kế mặt bằng cũng cần thay đổi

Khi doanh nghiệp chuyển từ quy trình thủ công sang sử dụng máy móc, cách bố trí mặt bằng cũng cần được tính toán lại.

Mục tiêu là tạo ra luồng di chuyển hợp lý.

Nguyên vật liệu hoặc sản phẩm nên đi theo một hướng rõ ràng, hạn chế việc phải quay lại các khu vực đã đi qua.

Đối với cơ sở giặt là, khu vực đồ bẩn và đồ sạch cần được tổ chức hợp lý. Các thiết bị cũng nên được sắp xếp theo trình tự xử lý.

Một mặt bằng tốt sẽ giúp:

• Giảm thời gian di chuyển.
• Hạn chế thao tác thừa.
• Tăng năng suất nhân viên.
• Dễ kiểm soát quy trình.
• Thuận tiện bảo trì thiết bị.

Máy móc cần đi cùng quy trình vận hành

Mua thiết bị mới chỉ là bước đầu.

Nếu không có quy trình vận hành phù hợp, hiệu quả của máy sẽ không được khai thác hết.

Doanh nghiệp nên xây dựng hướng dẫn cụ thể cho nhân viên về:

1. Cách khởi động.
2. Các thông số vận hành.
3. Quy trình xử lý từng loại sản phẩm.
4. Kiểm tra trước và sau khi sử dụng.
5. Vệ sinh thiết bị.
6. Xử lý các tình huống bất thường.
7. Bảo dưỡng định kỳ.

Quy trình càng rõ ràng thì doanh nghiệp càng dễ duy trì chất lượng khi số lượng nhân viên thay đổi.

Có nên đầu tư toàn bộ hệ thống cùng lúc?

Không có một câu trả lời chung cho tất cả doanh nghiệp.

Với cơ sở mới, việc chia thành nhiều giai đoạn có thể giúp giảm áp lực vốn.

Giai đoạn đầu có thể tập trung vào những công đoạn tạo ra giá trị lớn nhất. Khi lượng khách hàng và doanh thu tăng, doanh nghiệp tiếp tục bổ sung các thiết bị hỗ trợ.

Đối với những doanh nghiệp đã có sản lượng ổn định, đầu tư đồng bộ lại có thể mang đến lợi ích lớn hơn vì toàn bộ hệ thống được thiết kế ngay từ đầu.

Điểm quan trọng là phải có một kế hoạch tổng thể trước khi mua thiết bị đầu tiên.

Những tiêu chí nên có trong kế hoạch tự động hóa

Một kế hoạch tốt nên trả lời được các vấn đề sau:

Mục tiêu: Muốn tăng năng suất hay giảm thời gian xử lý?

Quy mô: Khối lượng công việc hiện tại và dự kiến trong tương lai là bao nhiêu?

Thiết bị: Cần những loại máy nào?

Mặt bằng: Có đủ không gian để lắp đặt và mở rộng không?

Chi phí: Tổng vốn đầu tư và chi phí vận hành là bao nhiêu?

Nhân sự: Cần bao nhiêu người để vận hành hệ thống?

Bảo trì: Có nguồn linh kiện và hỗ trợ kỹ thuật hay không?

Mở rộng: Có thể bổ sung thiết bị trong tương lai không?

Khi những câu hỏi này được giải đáp trước, quyết định đầu tư sẽ có cơ sở hơn rất nhiều.

Xu hướng tự động hóa sẽ tiếp tục phát triển

Cùng với sự phát triển của công nghệ, máy móc ngày càng được tích hợp nhiều tính năng điều khiển và giám sát hơn.

Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái thiết bị, lưu chương trình vận hành hoặc tối ưu các thông số theo từng nhu cầu.

Tuy nhiên, công nghệ chỉ thực sự có giá trị khi giải quyết được một vấn đề cụ thể.

Do đó, thay vì chạy theo những tính năng mới nhất, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp phù hợp với mô hình hoạt động của mình.

Kết luận

Tự động hóa là một quá trình chứ không phải một khoản đầu tư đơn lẻ.

Doanh nghiệp muốn tăng năng suất cần nhìn vào toàn bộ quy trình, xác định điểm nghẽn rồi lựa chọn máy móc phù hợp để giải quyết từng vấn đề.

Trong ngành giặt là, việc sử dụng thiết bị giặt là công nghiệp là một ví dụ điển hình. Khi máy giặt, máy sấy và các thiết bị hoàn thiện được tính toán đồng bộ, cơ sở có thể xây dựng quy trình xử lý đồ vải nhanh và ổn định hơn.

Cuối cùng, mục tiêu của tự động hóa không phải là sở hữu thật nhiều máy móc. Mục tiêu quan trọng hơn là xây dựng một quy trình trong đó con người, thiết bị và mặt bằng phối hợp với nhau hiệu quả, từ đó tạo ra năng suất và chất lượng bền vững cho doanh nghiệp.